Empat belas bulan setelah memulai agensi asuransinya, Dawn Berry menemukan dirinya dikelilingi oleh tumpukan kertas. Inbox emailnya menumpuk hingga lebih dari 500 email yang harus dijawab atau dibuang. Bahkan untuk menemukan pulpen di meja kerjanya saja dapat menjadi sebuah tantangan.

Berry menyadari bahwa dia harus menjadi lebih pintar dalam memanajemen waktunya dan membuat Provident Insurance Agency di Florissant berjalan dengan lancar. Dia merekrut seorang pelatih produktivitas dan sekarang dia dapat merasakan hasilnya. Dia mulai menyelesaikan tugas – tugasnya yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mendelegasikan tugas rutin kepada asistennya, sehingga dia dapat fokus untuk berjualan. Sekarang, sebelum pulang kerja, dia hanya menerima 50 email saja. Pada tahun 2011, dengan manajemen waktunya dengan baik, Berry mengembangkan bisnisnya ke titik dimana dia dapat merekrut karyawan fulltime pertamanya, dan membuat dia menjadi lebih fokus pada pekerjaan yang lebih penting. “Sekarang saya memiliki mental ‘Lakukan segera’,” katanya.

Jika Anda merasa takjub dengan apa yang sudah dilakukan oleh Berry, Anda dapat memulai untuk berpikir bagaimana cara Anda menghabiskan waktu Anda. Berikut ini merupakan tujuh hal yang membuang waktu Anda, tanpa Anda sadari.

Anda kewalahan menangani pekerjaan administrasi

Jika Anda menghabiskan waktu tiga jam untuk membuat laporan statement bank, maka itu artinya Anda menggunakan waktu Anda dengan buruk. Terlalu sering, pemilik bisnis kecil menghabiskan waktu untuk tugas yang tidak mereka sukai atau tidak mereka kuasai. Terlebih lagi, mereka sering menghindari pekerjaan tersebut, sehingga ketika sudah menumpuk mereka harus menghabiskan waktu lebih banyak untuk menyelesaikan tugas tersebut lagi, kata Cathy Sexton, seorang pelatih produktivitas yang membantu Berry. “Jika kita dapat merekrut seseorang untuk mengerjakannya, maka hal tersebut akan menghemat biaya Anda,” kata Sexton mengenai pekerjaan seperti pembukuan dan pemeliiharaan website.

Anda mengabaikan pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan cepat

Jika Anda dapat membayar tagihan atau membuat jadwal dalam waktu cepat, maka lakukanlah segera. Dengan mengabaikan pekerjaan tersebut, maka Anda akan menghabiskan waktu Anda nanti, kata David Allen, penulis dari buku Getting Things Done (Viking 2001). Orang – orang sering menunda untuk membalas email, dan ketika sudah waktunya Anda ingin membacanya, Anda harus mencari kembali email tersebut dan membacanya kembali. “Hal ini akan menyita waktu Anda nanti dibandingkan jika Anda melakukannya saat ini,” kata Allen.

Anda micromanage karyawan Anda

Terlalu banyak karyawan yang membutuhkan waktu lama untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan, kata Jason Jennings, penulis buku Reinventors – How Extraordinary Companies Pursue Radical Continues Change (Portfolio, 2012). Hasilnya, pemilik bisnis kecil sering menghabiskan waktu berharga mereka untuk micromanage karyawan tersebut untuk memastikan mereka melakukan pekerjaannya dengan baik. Jika Anda harus membimbing karyawan tersebut pada setiap aspek dan dia tidak dapat mengikutinya dan bekerja secara independen, Jennings menyarankan agar Anda memecat mereka. Memang hal ini terkesan kejam, tetapi memecat karyawan yang memperlambat Anda merupakan solusi terbaik untuk bisnis Anda.

Anda membiarkan pekerjaan rutin mengendalikan Anda

Menyelesaikan pekerjaan kecil yang memakan waktu seharian merupakan penggunaan waktu yang salah, kata Allen. Daripada memikirkan strategi untuk mengekspansi bisnis, Anda malah menyelesaikan tugas rutinitas Anda terus menerus. “Itu bukanlah sebuah prioritas yang baik.” Untuk fokus pada hal yang lebih penting, cobalah untuk mengesampingkan sejenak pekerjaan rutinitas Anda dan prioritaskan strategi Anda.

Anda tidak memiliki strategi media sosial yang jelas

Membatasi penggunaan waktu pada media sosial akan membantu Anda untuk meningkatkan produktivitas. Tetapi walaupun Anda hanya menghabiskan waktu satu jam setiap hari untuk aktivitas media sosial, Anda tetap menghabiskan waktu Anda jika Anda tidak memiliki sebuah rencana, kata Sexton. “Media sosial merupakan bagian dari rencana pemasaran Anda. Anda harus benar – benar memahami apa hasil yang ingin Anda capai.”

Anda mencoba untuk menjalankan kembali proyek yang gagal

Menjalankan kembali sebuah proyek  atau produk yang terlihat tidak menjanjikan akan menghabiskan banyak waktu Anda, kata Jennings. “Alasan mengapa orang – orang tidak dapat menyelesaikan pekerjaan adalah karena mereka mencoba untuk menjalankan kembali proyek yang gagal. Mereka tidak dapat melepaskannya.” Berhentilah sejenak dan tanyakan kepada diri Anda, “Seberapa menjanjikan proyek atau produk tersebut?” Jujurlah pada diri Anda sendiri dan putuskan untuk menghentikannya dan terus maju.

Anda mengulang – ulang hal yang sama terus menerus

Berkomunikasi kepada pelanggan merupakan hal yang penting, tetapi jika Anda selalu harus menjawab pertanyaan yang sama dari pelanggan yang berbeda, Anda menghabiskan waktu Anda, kata Chris Guillebeau, penulis dari buku $100 Startup: Reinvent the Way You Make a Living, Do What You Love, and Create a New Future (Crown Business, 2012). Daripada harus terus memulai dari awal, Sexton merekomendasikan untuk menciptakan sebuah template untuk tugas rutin seperti respon email untuk beberapa hal tertentu, invoice, dan agenda meeting.